採用課題
2019/12/11

効率的な採用活動が企業の明暗を分ける。採用計画立案のポイントとは

採用計画は、企業が新陳代謝を促進し、持続的な成長を遂げていくための重要な要素です。一方で、思うように採用計画を立てられず、悩んでいる人事・採用担当者も多いのではないでしょうか。よい結果をもたらす採用計画を立てるには、人事・採用担当者がやるべきことをしっかりと把握することや、より効果的な人材探しのためのツールを選ぶことが大切です。今回は、事業内容をもとに採用計画を立てる際の流れや、重要なポイントを解説します。  

1. 採用計画とは

適切な採用計画を立てるためには、採用計画とは何であるのかを理解する必要があります。採用計画は「どの部門に、いつごろ、何人、どのような人材を採用し、入社してもらう必要があるのか」を決めることが基本です。計画の実行に必要な予算の割り出しや、採用活動に使用するツールを決めることも採用計画の一部と言えるでしょう。基本的に、採用計画は事業年度が始まる前に決定します。採用計画の作成は、各事業責任者、経営企画や事業企画などの企業方針を実務に落とし込む部門から上がってくる人員計画に基づいて行われるのが一般的です。

そして人員計画は、新事業年度が開始する1~2カ月前の、次期事業計画の検討段階で上がってくるケースが多く、人事・採用担当者は新事業年度の予算が決まる前に採用計画を立てなければなりません。採用計画は長期的な観点からの組織における課題などをベースに決めます。内容は、単純に何人採用する必要があるというものではなく、「どのような人材をどのタイミングで採用するのか」を具体的に想定することが望ましいでしょう。

もっとも、人材の採用は事業計画に基づいて行われるものであり、採用計画を立てる際には事業責任者との相談が必要不可欠です。人が足りなくなったから採用するという場当たり的なものではなく、事業計画に沿った採用を行うためのプランが採用計画です。

2. 採用計画を立てる前の準備

採用計画の精度は、事業計画をスムーズに実行できるかどうかを左右します。目標を達成するまでには非常に多くの工程があり、実現性の高い計画を立てることが重要になります。事前の検証・分析を行い、綿密な採用計画を立てることが、採用活動の大切なポイントです。ここでは、採用計画を立てる前に行うべき準備について解説します。

2-1. 採用計画の前例を検証する

新規事業を立ち上げた場合を除いて、人材の採用は前例があることがほとんどです。まずは、過去の採用計画がどのような結果を生み出したか、検証してみましょう。多くの企業では何らかのプロジェクトを行う際、「PDCAサイクル」の考え方を基本として実行しています。「Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Act(改善)」がその一連の流れであり、「まずはやってみて、プロジェクトでの経験を次の計画に生かしていく」という前向きな手法です。あらゆるプロジェクトは、計画や仮説に基づいて実行するのが基本であるため、導入しやすい手法と言えるでしょう。

一方、新たに注目されている手法が「CAPDo」です。PDCAサイクルを改善して「Check(現状把握・計測)・Act(改善)・Plan(計画)・Do(実行)」を一連の流れとします。CAPDoの特徴は、計画の前に「検証」をする点です。CAPDoでは計画に根拠が生まれるため、実行に移した際の成功率も高くなります。採用活動においても、まずは前例を振り返って検証を行い、その結果に基づいて計画を立てることを意識すると、成功につながりやすくなるでしょう。

2-2. 採用市場の動向を分析する

採用活動は、自社の都合や希望だけで取り組めるものではありません。資本主義社会で事業を行う以上、景気の影響を無視することはできないのが実情です。景気の良しあしは雇用動向にも多大な影響を与えるため、現状の景気状況が続くことを想定した採用計画では、対応しきれないケースも出てくると考えられます。景気が採用市場に及ぼす影響は非常に大きく、確実な予測は誰にも立てられません。しかし、採用市場の動向を分析するのとしないのとでは、採用計画の精度に違いが生じるでしょう。分析には、厚生労働省や人材サービス系の企業などが発表する「求人倍率調査」が参考になります。

また採用市場は、大災害や国際的なスポーツイベントなど、世の中で起こる大きな出来事にも左右されます。先の東日本大震災では、建設業者の受注が増えるといった復興特需が発生しました。このような世の中の流れを考慮し、採用活動のタイミングを決めることも大切です。

その他にも、他社の採用活動の動向に影響を受けることも多くあります。特に競合他社の採用動向は、人材確保のうえで非常に重要です。たとえ自社が属する業界が求職者から人気のある状況でも、他社のほうが好条件の場合は採用計画が順調に進まないことも少なくありません。SNSが普及した現代社会では、企業が想定する細かいターゲット層や世間からのイメージが採用活動に影響を与えることもあります。これらの影響を見落とすことなく分析し、対応を検討することは、採用計画を立てるにあたって欠かせない準備と言えるでしょう。

3. 採用計画立案の流れ

今年度の振り返りと採用市場の動向分析から、改善点や課題を抽出したら、それらを材料として次年度の採用計画を立てていきます。新たな採用計画は、今年度の問題点を改善し、悪い傾向は断ち切る必要があります。そのように機能する採用計画を立てるには、採用計画が実現した際のイメージを明確にし、段階を追って作成を進めることが大切です。ここでは、採用計画立案の流れを詳しく解説します。

3-1. 採用計画のスケジュールを立てる

採用計画を作成するうえでのポイントは、スケジュールの作成、必要な物品の調達、現場でのヒアリングの3つです。新卒採用の場合、新規採用サイトのプレオープンから入社日までの大まかなスケジュール作成を行います。中途採用を並行して行う場合は、そのスケジュールも確認しながら作成できると良いでしょう。

また、必要な物品も期日までに揃うように、調達のスケジュールを立てます。書類や筆記用具、適性検査を行うテスト用紙など、必要となるものはすべてリストアップし、スケジュールを立てるのが望ましいでしょう。

現場へのヒアリングのスケジュールも立てましょう。現場へのヒアリングは、求める人材像の具現化に不可欠な要素です。どのような人材を必要としているかは部門によって異なるため、募集部門の担当者へヒアリングを行い、仕事内容やスキル要件を確認しましょう。話を聞きたい社員とは採用スケジュールを共有することで、お互いの都合がつかずにヒアリングが先延ばしになるという事態を防げるでしょう。

3-2. 採用人数を決める

人事・採用担当者は、人員計画における根拠を理解しておく必要があります。「何人必要と言われたらその人数の採用計画を立てる」というのは、望ましい方法とは言えません。まずは、人員計画を提示した事業側の担当者とコンタクトを取り、職種別またはポジション別の内訳を明確にしましょう。年度内でも、時期により部門における業績拡大、縮小傾向は異なり、必要な人員数も変化します。

これらのことを加味することなく採用人数を決めてしまえば、現実味のない目標となってしまうことは明白です。運よく計画どおりに採用が進んでも、一部の部門は人員体制が強化された一方で、別の部門では人員が不足しているといったバランスを欠いた状況が起こる可能性もあります。このように、採用目標数の根拠を把握せずに採用活動を開始すれば、場当たり的な採用活動となってしまう可能性が高くなり、目標に対する優先事項や進捗状況が見えないという問題と直面することになります。結果として、プロジェクトの推進力は低下し、業績にも悪影響を及ぼすでしょう。

これらの問題を防ぐためにも、人事・採用担当者は中長期的な視点を持つことを心がけ、将来的に組織の核を担える人材を採用することも見据える必要があります。採用人数は、以上の事柄を総合的に考えて判断することが求められるでしょう。

3-3. 採用戦略を策定する

採用戦略を策定する目的は、採用活動全体に一貫性を持たせることです。基本方針や重点施策を決め、採用計画を整えておくと、ぶれない採用活動が可能になります。そのためには、前例から得た課題に対する解決策から戦略を練ることが必要不可欠です。自社が望む採用活動のスタイルや、採用者に対して企業が提示する約束事を明示することも必要になるでしょう。採用活動においては、不測の事態が起きることも少なくありません。そのような状況においても、明確な採用戦略があれば判断基準に基づいたスムーズな対処ができるでしょう。

3-4. 数値計画を作成する

数値計画とは、いわゆる「KPI(重要業績評価指標)」の計画です。採用活動においては、まず計画段階で目標数値を設定します。その数値に対して、計画を実行する過程で発生した実績を対比させ、現状の進捗状況を可視化して管理します。このように、予算・予測・予定と実績を結びつける一連のプロセスを「予実管理」といい、この管理を行うために必要なのが数値計画です。

予実管理の方法は、採用活動の規模によって検討する必要があります。小規模であれば表計算ソフトを利用して可視化することも可能です。一方、採用規模が大きい場合は効率性を重視して採用管理ツールを活用することも検討するといいでしょう。採用管理ツールでは、予実管理のみならず経年データの比較なども一元管理できるため、作業効率は大幅に向上します。また、応募者ごとに状況や情報を把握できる点も、採用管理ツールを活用するメリットと言えるでしょう。

3-5. 選考設計を行う

採用活動では、すべての応募者が自社の求める人材像に合致することはありません。採用にあたっては、選考が必要になります。企業側は採用にあたって重視する要素を明確に決め、応募者にその要素があるか否か見極めることが重要です。選考にあたっては「面接チェックシート」を作成し、活用しましょう。チェックシートには、採用にあたって重視する要素を漏れなくリストアップします。

チェック項目を多く満たしていれば、自社が採用したい人物像に近いということになります。一方、面接時のチェックだけでは選考が十分でないと考えられる場合は、重視したい部分に対する試験内容を検討しておきましょう。最終的には選考ステップと合否ラインを決めて面接チェックシートを完成させます。選考設計は採用活動のなかでも企業の将来に大きな影響を与える重要なプロセスです。どのような選考を行えば求める人材を採用していけるのか、慎重に検討しましょう。

3-6. 予算策定

採用活動には予算が必要です。人材を確保するためには、適切な予算を組むことが重要になります。予算の算出は、採用活動において実施したいこと、実施する期間や規模を基準として行います。しかし、すべてのケースで十分な予算を確保できるわけではありません。企業の資金計画により、初めから予算が決められていることも少なくないからです。

多くの場合、予算の不足は策定段階で判明します。優先順位を見直し、限られた予算を最大限に活用するプランを練ることはもとより、人材の確保に支障をきたすほど予算が足りない場合は予算の交渉も必要になるでしょう。交渉にあたっては、自社における採用活動の重要性や、実行しなかった場合の影響やリスクなどを説明できるよう十分な準備を行うことが大切です。

4. 採用計画において重要なポイント

なぜこれほど採用計画を立てることが重要かというと、綿密な計画なしに採用活動を行うと、慢性的な人材不足に陥ったり、自社にマッチしにくい応募者が多くなったりする可能性があるからです。工程の組み方や取り組み次第では、採用活動が成功するか否かが決まるといっても過言ではありません。採用活動では、応募者数や採用人数が目標に達しなかったり、採用しても期待していた活躍が見られなかったりという状況は避ける必要があります。ここでは、そのような状況を招かないために把握しておくべきポイントを紹介します。

4-1. 自社が求める人材像を明確に言語化しておく

入社後に、期待した活躍をしてもらうためには、自社が求める人材像を明確化する必要があります。人事・採用担当者と募集を行う部門の担当者とのあいだに認識の違いがあれば、現場が求める人材像と合わない採用をしてしまうことにもなりかねません。採用したい職種や業務内容はもとより、保有している業務スキルやヒューマンスキル、や経歴なども漏れなく募集を行う部門とすり合わせを行いましょう。応募者は募集背景や研修内容に興味を示すこともあるため、あらかじめ情報を開示できるよう明確に言語化して準備を進めることも大切です。すると、募集段階で同業他社との差別化を図ることができるでしょう。

採用活動は限られた時間と予算のなかで行わなければならず、効率化を図ることも重要です。できる限り応募者とのマッチングを確実なものとするため、求める人材像はわかりやすく明記して募集を行いましょう。この段階で人材像の条件を絞り込むことで、書類選考にかかる時間の短縮や入社後のミスマッチを防ぎやすくなります。

育成期間は採用活動を始めるタイミングにも関わってくるため、繁忙期の把握やプロジェクトの開始時期などを把握しておく必要も出てきます。新卒採用は4月の入社が基本ですが、状況によっては4月を待たずして入社してほしいケースも出てくるでしょう。その場合は第二新卒にあたる人材の採用も検討すると良いでしょう。また、人材を育成する時間がなく即戦力が必要な場合は、中途採用が有効な選択肢になります。

4-2. 自社に最適なデータベース型採用サービスを活用する

採用活動におけるIT活用は、すでに多くの企業が実施しています。特に、自社の採用ホームページは、新卒、中途採用ともに採用コストを抑えられる募集ツールとして定着していると言っていいでしょう。ホームページは自社での管理となるため、情報の追加や更新をスピーディーに行えるというメリットがあります。企業説明会などのイベント告知やブログなどを活用した情報発信が手軽にできる点も、自社管理ならではの特徴と言えるでしょう。

一方、求職者の立場になって考えてみると、企業の採用ホームページを直接閲覧するケースは多くありません。求職者に何らかの事前知識があり、社名や業務内容に興味を持ってなければ、採用ホームページにはたどりつかないのが実情です。しかし、企業が自社の採用ホームページの情報を広く周知することは容易ではなく、広告宣伝のコストも発生しやすくなります。
そこで有効なツールとなるのがデータベース型採用サービスです。求職者が多く閲覧する転職サイトなどのツールを活用することで、自社の求人情報は圧倒的に届きやすくなります。求めるスキルや経験など、条件を明記しておくことで求職者を絞り込むことも可能です。

データベース型採用サービスは業界や職種を絞ったものもあり、より専門的な知識や技術を持つ人材の獲得にも有用です。また、スキルレベルが高い求職者が集まるサービスであれば、即戦力となる人材を採用できる可能性も高くなるでしょう。人材データベースを直接検索できるサービス「ビズリーチ」の場合は、高度なスキルを持っているハイクラスな人材を自身で探してスカウトできるという特徴があります。より自社が求める人材とのマッチングが成立しやすくなるため、即戦力を強く求める企業におすすめのサービスです。

5. 採用計画には実行力も必須。即戦力の人材募集ならビズリーチがおすすめ

採用活動は、採用計画の充実と計画の実行力が成功の鍵となります。また、継続的に優秀な人材を採用していくためには、計画実行後の見直しや検証、改善も必要になるでしょう。自社に合ったデータベース型採用サービスの活用は、採用活動における効率化を強力に後押ししてくれます。なかでも、ハイクラス人材に特化した「ビズリーチ」は即戦力となる人材の採用に強いことが特徴です。採用活動成功のためにも、活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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