採用課題
2020/10/16

企業がWeb面接を実施する際のポイントや注意点を紹介

企業がWeb面接を実施する際のポイントや注意点を紹介

新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、リモートワークを導入する企業は増加。働き方の1つとして定着しつつあります。採用活動においてもWeb面接を取り入れる企業が増えていますが、従来の面接と比較して、どのようなメリットがあるのでしょうか。

1. Web面接とは

新型コロナウイルス感染症の影響により、対面せずに実施できるWeb面接が有効な選考方法として高い注目を集めるようになりました。そもそもWeb面接とはどのようなものなのか解説します。

Web面接とは

1-1. オンライン上で行う面接

Web面接とは、対面で行う面接ではなく、ビデオ会議システムなどのツールを活用しオンライン上で行う面接のことです。「オンライン面接」と呼ぶ場合もあり、パソコンやスマートフォンなどのWebカメラを通じて「ビデオ通話」で行われます。なお、音声のみで面接する場合は「電話面接」ということが多いようです。

対面での面接とは異なり、企業側および候補者双方が手軽に実施できる一方で、オンラインであるがゆえに注意しなければならないポイントもあります。これらのメリット・デメリットは後ほど解説します。

1-2. 新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、Web面接は増加

株式会社ビズリーチが、2020年4月10日~4月13日の間、「ビズリーチ」を導入している企業を対象に実施したアンケートでは「中途採用活動において新型コロナウイルス感染症への対策として『オンライン面談・面接』を実施しているか」を尋ねたところ、最も多いのは「実施している」(62.9%)となり、実施率は「電話面談・面接」を大きく上回りました。

オンライン面談・面接の実施

電話面談・面接の実施

【出典】新型コロナウイルス感染症拡大の影響は「応募数」にも。中途採用活動の実態調査アンケート

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2. Web面接のメリット・デメリット

Web面接を実施する場合、企業にとってはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。それぞれ解説します。

Web面接のメリット・デメリット

2-1. Web面接のメリット

候補者にとって、交通費や時間をかけて面接会場まで足を運ぶ必要がないというメリットがあるように、企業側にとっても物理的な移動やそれに伴うコストの負担が減ります。コストを削減したうえで、対面面接では出会えなかったような人材に出会える可能性も高まるのです。

さらに対面面接に比べると、面接時間を短く設定し、回数を増やすなど、柔軟な日程調整が可能であることもポイントです。そのため、スピーディーに選考を進めることもできるでしょう。

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2-2. Web面接のデメリット

Web面接における最大のデメリットは、IT・通信環境の整備が必要であることです。

対面面接でも面接に使用する会議室の準備や当日の受け付けなどの準備項目がありましたが、Web面接ではIT・通信環境の整備に置き換わるため、担当者には、Web会議ツールを運用するための知識や当日起こりえるトラブルに対応できる能力が求められます。

事前の設定や準備が煩雑なWeb会議ツールを選んでしまったり、面接前の候補者への案内が不十分であることが原因で、候補者が本来の良さや実力を発揮できないことも。自社に適した人材も、Web面接の環境が原因で、見落としてしまう可能性があります。

さらに、情報漏洩についても、細心の注意が必要です。Web面接では、面接中に資料を共有したり、画面の様子を画像で保存したり映像で録画できることが、メリットであり、リスクにもなりうる機能の1つといえるでしょう。

社内の機密情報をむやみに開示しないよう、見せる資料などは、事前に精査しておくことが大切です。そして、過度に神経質になる必要はありませんが、候補者側から「面接の様子を撮影することができる」ということを、忘れないようにしましょう。

また、自社の風土や組織の雰囲気など「来社いただいて、目や肌で感じ取っていただいていたもの」を、Web面接の時間内だけで伝えるのは難しいことも。別途、動画を用意したり、社員とカジュアルな会話を楽しむ面談を用意したりするなどの工夫が必要です。

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3. Web面接に向けての準備

Web面接をスムーズに進めるためには、事前の準備が重要です。準備の段階で気をつけておきたいポイントをいくつか紹介します。

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Web面接に向けての準備

3-1. Web面接で使用するツールのインストール

Web面接では企業によって使用するツールは異なります。代表的なものとしては「Skype」「Zoom」「Microsoft Teams」などのWeb会議システムが挙げられます。

面接に対応したツールを事前にインストールし、必要に応じてアカウントを作成しておきましょう。また、システムを立ち上げた際に自分の名前やアイコンの画像が面接に適しているかも確認が必要です。普段社内で使用しているアイコンでも、面接には適さない可能性もあるため注意しましょう。

候補者が面接に参加するにあたって、簡単にアクセスできるツールを選ぶことも考慮すべきポイントです。上記で紹介した「Skype」「Zoom」「Microsoft Teams」は、いずれも招待される側(=候補者側)のアカウント作成、アプリのダウンロードが不要のため、候補者はメールなどで送られてきたURLをクリックするだけで参加できるのでわかりやすいでしょう。

3-2. 通信環境・音声のチェック

面接環境に問題ない通信状況であるかを事前に確認しておきましょう。

安定した通信を実現するには光通信などの固定回線が理想的です。通信速度については、企業側が気をつけることはもちろんですが、候補者側の回線が遅いことも考えられます。候補者へも、事前に回線状態の良いところで面接に臨むよう伝えておくとよいでしょう。さらにスマートフォンやモバイルWi-Fiルーターで接続する際は、通信容量が不足していないかなど、細かいこともあらかじめ伝えておくとよい事項の1つです。

また、相手が聞き取りやすい音声にするためには、スマートフォンやパソコンに内蔵されているマイクよりも、ヘッドセットを使用するとよいでしょう。万が一、音声が聞き取れない、面接途中で突然画面が止まってしまったり、終了してしまったりしたときのために「緊急連絡先」の電話番号などを伝えておくことも重要です。トラブルが発生してしまったときでも、落ち着いて対応できる「備え」が重要です。

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3-3. 必要書類・メモの準備

候補者の職務経歴書など、面接時に必要な資料などがあれば事前に目を通しておきましょう。

Web面接において、面接官が終始下を向いて書類やメモを見ていると、候補者は対面の面接以上に自分の話を聞いてくれているのか不安になってしまいます。限られた画面のなかでコミュニケーションをとるWeb面接では、対面の面接よりも、候補者と目を合わせたり、多めに相槌を打ったりすることを心がけてください。

3-4. パソコンやスマートフォンの充電

パソコンやスマートフォンの充電不足により、面接の途中で突然通信が終了してしまうこともあります。初歩的なポイントではありますが、候補者の状況を含め、確認しておくとよいでしょう。

Web会議システムは大容量の通信を行うため、通常の消費よりバッテリーの減りが早いことも。面接前には十分な充電残量を確保することが大前提ですが、もし残量がわずかな状況になった場合は「ビデオを切って、音声のみで面接を続行する」など、臨機応変な対応が必要です。

3-5. 事前に候補者の不安を払拭しておく

Web面接を行う前に、あらかじめ候補者へ通信環境やWeb会議システムの扱いに問題がないかをヒアリングし、必要に応じてフォローしましょう。

候補者が安心して面接に臨むことができるよう、簡単でよいので「マニュアル」を用意しておくと親切です。「基本的な操作方法」や「よくある質問」に加え、不測の事態が起きた場合にも対応できるように、頻出のトラブルについては「トラブルシューティング」を用意しておくとよいでしょう。

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4. Web面接における心構え

最後に、スムーズな面接を行うために、Web面接時に注意すべきポイントを紹介します。

Web面接における心構え

4-1. 時間にゆとりをもって待機しておく

Web面接開始直前になってログインするのではなく、開始数分前には待機しておくようにしましょう。対面面接に比べて、オンライン上でのアイスブレイクは難しいものです。候補者が早めにログインした場合は、通信環境や音声の確認をして問題なければ、前倒しで開始するのもよいでしょう。もちろん、対面面接と同様に「雑談」を通じ、オンライン上でのコミュニケーション能力や人柄を見極めるケースもあります。進め方や見極め方はさまざまですが、いずれにしても「候補者を不安にさせない」進行を心がけましょう。

4-2. カメラと適度な距離をとる

あまりにWebカメラに近付きすぎてしまうと圧迫感を与えてしまいます。特に、ノートパソコンやスマートフォンの場合、上から見下ろすようなアングルにしていると印象が悪くなってしまいます。自分の目線と平行する高さにカメラをセットし、肩のあたりまで映るようなアングルに調整しておくと、相手にとっても見やすくなります。

4-3. 聞き取りやすい声で話す

Web面接では普段よりも少し大きめの声で話すと聞き取りやすいです。また、周囲の環境によっては音が反響することもあるため、少しゆっくりとしたトーンで話すことも重要です。

声が届きやすいようにマイクに近付いて話す方も多いですが、近付きすぎてしまうと音が割れてしまったり、息がかかったりして聞き取りにくいケースもあります。最初に確認するだけではなく、候補者の表情を見て、面接途中も「聞きづらくないですか」など確認するようにしましょう。

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5. まとめ

まとめ

リモートワークの普及とともに、採用活動においてもWeb面接は今後ますます広がっていくでしょう。ITツールの準備や通信環境の確保など、Web面接ならではの準備が必要不可欠です。

面接にあたる人事担当者にとっても、出勤しなくても自宅で面接ができるということはメリットになる一方で、直前や突然のトラブルに見舞われることもありえます。Web面接は対面面接以上に「事前の準備」がカギを握ります。今回紹介してきた内容をぜひ参考にしてみてください。

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