36協定とは？ 上限規制の罰則や2021年4月からの新様式について解説

36（サブロク）協定とは、会社側と従業員側が結ぶ協定の一つで、従業員が時間外労働をする可能性があれば締結しなければならないものです。近年は働き方改革による時間外労働の規制強化や、テレワークやフレックスタイム制の普及などによって労務管理の重要性が増しており、36協定の注目度も高まっています。

この記事では、36協定とは何かを解説するとともに、働き方改革にともない設けられた罰則付き上限規制の条件とその対策方法について紹介します。

36協定とは

36協定は労働基準法第36条に基づく、時間外労働に関する労使協定のことです。従業員が一切、時間外労働をすることがない会社であれば締結する必要はありませんが、時間外労働の必要が生じる可能性があれば、締結しなければなりません。仮に協定を締結せずに時間外労働が発生した場合は、労働基準法違反となります。

36協定は従業員に過度な時間外労働をさせないようにするためのものですが、以前は特別条項付き協定を締結した場合、限度時間の延長が可能でした。それによって従業員が過労死に至ってしまうケースもあり、国はより厳密に時間外労働を規制するため、2019年に罰則付きの上限を設けました。また、2021年には36協定届に新様式が取り入れられ、電子申請が可能になるなど、ペーパーレス化が進んでいます。

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36協定で定める時間外労働の上限規制とは

36協定では、1カ月間や1年間を基準とした時間外労働に上限規制があります。ここからは労働時間や時間外労働について、押さえておきたいポイントを紹介します。

労働時間の基本は1日8時間、週40時間以内

労働基準法では、労働時間を原則として「1日8時間、週40時間以内」と定めています。これを「法定労働時間」といい、労働時間を考えるうえでの大原則となります。法定労働時間を超えた労働時間は「時間外労働」として扱われます。

時間外労働には上限があり、超えると罰則がある

時間外労働の上限を「限度時間」といい、36協定で認められる時間外労働は「月45時間、年360時間」が基本となります。臨時的に限度時間を超過する時間外労働を行わなければならない特別な事情があれば、「特別条項付きの36協定」を結ぶことも可能です。ただしいずれの場合も、時間外労働の上限を超えると6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されます。加えて、書類送検された場合は企業名を公表されます。

臨時的な特別の事情がある場合の上限は「2カ月ないし6カ月平均で80時間、年720時間」まで

前述した「特別条項付きの36協定」を結んだ場合、限度時間は「2カ月ないし6カ月平均で80時間、年720時間」となります。「2カ月ないし6カ月平均で80時間」とは、2カ月平均、3カ月平均、4カ月平均、5カ月平均、6カ月平均のいずれにおいても80時間以内でなければならない、という複数月平均の考え方です。ただし複数月平均で80時間以内であっても、すべての月で100時間未満である必要があります。また、36協定で認められる時間外労働の原則である月45時間を超えられるのは、年間6カ月までです。

臨時的な特別の事情の例

前述した「臨時的な特別の事情」とは、通常は予見できないほど業務量が大幅に増えるケースをさします。厚生労働省は例として、「予算や決算業務」「納期のひっ迫」「大規模なクレームへの対応」などを挙げています。

参考：時間外労働の上限規制“お悩み解決”ハンドブックp5│厚生労働省

36協定の範囲内でも、企業には安全配慮義務がある

時間外労働はたとえ36協定の範囲内におさまったとしても、労働時間が長くなると心身に不調を生じる可能性があり、社員にとってさまざまなリスクがあります。企業はなるべく法定労働時間内におさめるよう、安全配慮義務※を負うことを忘れないようにしてください。

※安全配慮義務とは、従業員が安全で健康に働けるように、企業が負う義務のこと。

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企業における上限規制への対策

それでは、上限規制を超えないようにするには企業はどうすればいいのか、対策方法を紹介します。

労働時間を適切に把握する

まずは労働時間を把握することが大事です。従業員本人はもちろん、管理職も従業員の労働時間を認識できるようにしましょう。簡単に導入できる勤怠管理のシステムやアプリも増えており、なかには時間外労働が一定時間を超えた場合に本人と管理職宛てに自動で通知されるものもあります。

職場で業務を共有する

特定の従業員に業務が集中し、上限規制以上に働かないと仕事が回らないといった状態を防ぐ仕組みづくりも欠かせません。例えば、ある業務を遂行できる従業員の数を増やしたり、従業員のマルチタスク化を進めたりして、より多くの人数で業務を共有するなどの施策を行うといいでしょう。

特別休暇の付与

従業員の仕事の状況や健康状態に配慮し、特別休暇を与えることも効果的です。時間外労働を削減できるだけではなく、リフレッシュすることでその後の仕事へのモチベーションや効率のアップが期待できます。

36協定発効までの流れ

ここからは、36協定を策定し、発効するまでの流れを紹介します。

会社側と労働者側で36協定を締結

まずは、会社側と労働者側で36協定を締結します。社員の過半数で組織する労働組合がある場合は労働組合と、労働組合がない中小企業などの場合は「代表社員」と行います。代表社員とは、適正な方法で選出された従業員の過半数を代表する社員のことで、経営者や管理監督者がなることはできません。

36協定届を記入

労使合意した内容を協定届に記入します。用紙は厚生労働省のホームページからダウンロードが可能です。書類の形式は2021年に新様式になっており、詳しい変更点についてはのちほど紹介します。

参考：時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）│厚生労働省

36協定届を労働基準監督署に提出

記入した協定届を労働基準監督署に提出して、手続きは完了です。提出方法は、労働基準監督署の窓口で手渡しても、郵送でも構いません。また電子申請も受け付けており、2021年に書式変更になってからは電子申請をしやすくなりました。なお36協定届は一度提出して終わりではなく、36協定の締結を続けるのであれば、毎年提出する必要があります。

【新様式】2021年度に形式変更

最後に、2021年4月に新様式となった36協定届の変更点や、押さえておきたいポイントを紹介します。

本社一括届出を行いやすくなった

複数の支社や事業所などがある企業の場合、これまでは1つの過半数労働組合と協定を締結している場合のみ、本社一括届出が認められていました。新様式では、支社や事業所ごとに労働者代表が異なる場合でも、電子申請であれば本社一括届出を行えるようになり、申請が行いやすくなりました。

押印や署名を廃止

新型コロナウイルス感染症対策で押印・署名が見直されており、協定届においても労働者代表の押印・署名が廃止されました。これにより、電子申請が利用しやすくなりました。

電子申請は「e-Gov（イーガブ）サイト」（https://www.e-gov.go.jp）でアカウントを取得すれば、インターネットから簡単に申請できます。ただし、押印・署名が廃止されたものの、使用者や協定当事者の記名は必要です。

協定当事者の適格性を確認するチェックボックスを新設

労働者代表の押印・署名が廃止されたこともあり、労働者代表が協定当事者にふさわしいかどうかを確認するため、チェックボックスが新設されました。チェックボックスは8つあり、全従業員の過半数を代表する者であるかどうか、適正に選任された代表者であるかどうかを尋ねる項目です。

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従業員が気持ちよく働ける環境整備が大切

36協定は従業員を守るためにあります。会社としては、36協定を締結し、きちんと守ることはもちろん、限度時間内におさまる場合でも労働時間を適正化する努力が欠かせません。また労働時間に限らず、従業員が気持ちよく働けるような環境整備をすることが自社の魅力や採用力の向上につながります。従来の管理方法や採用方式なども見直してみてはいかがでしょうか。

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