採用課題
2019/06/10

スカウトを採用成功につなげる7つのコツ【例文付き】

スカウトを採用成功につなげる7つのコツ【例文付き】

※この記事は2020年8月12日に加筆修正しております

採用活動において、優秀な人材を獲得するための手法は数多くあります。「求人広告を掲載する」「人材紹介会社に依頼する」といった手法も有効ですが、候補者に直接スカウトを送れるサービスを使って「自社が本当に求めている人材」にダイレクトにアプローチする方法もあります。

この記事では、そんなスカウトの基本や役割、メールなどでのメッセージの書き方のコツをご紹介します。

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1. スカウトとは何か?

スカウトとは、会社の採用担当や代表が、ぜひ自社に入ってほしいと思う人材に対してメールなどで送るメッセージのことです。これまでの就職活動や転職活動では、求職者側が自己PRをすることで企業に採用されるために努力するケースが主流でした。一方、スカウトは、企業側から積極的にアプローチを仕掛けていく「攻め」の採用手法です。

1-1. スカウトの基本と種類

スカウトの基本的な流れとしては、まず候補者側が転職サイトや人材紹介サービスに、自身の情報を登録することから始まります。職務経歴などはもちろん、保有資格やスキル、求める企業像などを記載することも可能です。企業側はそれらの情報を見たうえで、積極的にアプローチし、選考プロセスに進んでもらえるよう働きかけます。

スカウトには、大きく分けて2種類あります。条件を満たした人材に一斉配信するものと、特に会ってみたい候補者に個別に送るものの2つです。求人の性質によっては、使い分けるケースもあるでしょう。スカウトは、企業と候補者を最初に結びつける役割を持つといえます。

1-2. スカウトのメリット

スカウトは、自社が直接候補者に魅力をアピールできる点がメリットです。自社への認知や興味・関心が得られやすくなり、結果として入社してもらいやすくなる可能性が高まるでしょう。それまでその企業のことを知らなかった場合でも、スカウトを通じて企業のことを知り、「会って話を聞いてみたい」という意欲を持ってもらえる可能性が高まります。

また、スカウトは、企業が直接候補者へ送信します。求人広告とは異なる角度から企業の魅力をアピールできることも利点の一つ。求人広告に掲載されるのは「給与や勤務時間、待遇」などであることが多いのに対して、スカウトでは「自社のビジョンや業務のやりがい」など、条件だけでは測れない企業の魅力を存分にアピールできます。

「応募が来るのを待つ」「紹介されるのを待つ」だけでは出会えない優秀な人材に対する認知獲得や転職意欲の向上に効果があるといえるでしょう。

2. スカウトを送るべき人材の選び方

スカウトの返信率を上げるためには、そもそも「どの候補者に送るか」が重要なポイントです。レジュメ(職務経歴書)の内容などを確認し、自社が求める条件とマッチしている人材であることが大前提。

候補者が持っている経験やスキルを生かすにあたって、自社が適した環境であることの確認が必要です。ここでは、スカウトはどのような人物に送るとよいか、具体的に解説します。

2-1. レジュメ(職務経歴書)の内容

まず注目すべきなのは、レジュメ(職務経歴書)です。学歴や職歴も重要ではありますが、それよりも重点的に確認すべき箇所は「自由記入欄」。ここが空白、もしくは抽象的な文章で埋められている場合は、キャリアプランが十分に練られていない可能性があります。より具体的で、企業の将来像と自身が考えるキャリアプランをリンクさせて考えられていることがわかる文章が望ましいでしょう。

転職サイトに掲載するレジュメは、基本的には随時更新ができるようになっていますが、更新頻度が極端に低い候補者は、転職に対する意欲が低い可能性があります。一方で普段の業務が忙しく、書く時間がとれていないものの、転職に対する意欲は高い可能性もあります。

そのため一概にはいえませんが、転職への意欲があまり高くないと見受けられるレジュメを掲載している候補者に対しては、過度な期待は禁物だと心得ておきましょう。

2-2. 条件とマッチしている

企業も候補者も避けては通れないのが、条件のすり合わせ。転職サイトには、候補者が希望する条件が明確に掲載されており、その内容が企業の考える条件と合うかどうかを事前に確認する必要があります。

候補者の条件に合わない場合、どれほど熱心にスカウトを送っても応募にはつながりにくいのが実情です。多少のズレは、スカウトに対する反応があってからでも調整できます。しかし、そもそも候補者がスカウトに興味を示さないほど的外れな条件であれば、応募にはつながりません。

スカウトは、求める人材像を明確に設定し、お互いの条件がマッチすることを確認してから送るよう心がけましょう。

2-3. 自社で生かせる経験やスキルを持っている

多くの企業は人材一人一人に高い生産性を求めており、特に中途採用においては、候補者が持っている経験やスキルが採用の判断軸となるでしょう。

「まったくの未経験者でも歓迎する」という条件でない限りは、経験やスキルは必要不可欠です。かといって、「多くの資格を保有している」「知名度の高い企業での就業経験がある」といったことが必ずしも「経験やスキルのレベルが高い」こととイコールではない点にも注意する必要があります。

大切なのは、候補者が現在持っている経験やスキルを企業でどう生かせるか。そのなかでどれほど将来性を広げられるかということです。経験やスキルの評価は、中長期的な視野を持って行いましょう。

3. スカウト文作成における7つのコツ(例文付き)

優秀な人材ほど、多くの企業やヘッドハンターからスカウトを受け取ります。そのためスカウト文の作成にあたっては、候補者が思わず開封し、返信したくなるような件名や内容にする必要があります。

ここからは、具体的にどのようなスカウトを書くとよいのか、そのコツを具体的にご紹介します。

3-1. 件名の「25文字」で候補者を引きつける

スカウトは、相手に開封されて初めて機能を発揮します。

優秀な人材は多くのスカウトを受け取っている可能性が高く、件名だけを見て、内容を確認しないことも多いようです。「件名」は、相手の目に留まるかどうかを決めるキャッチコピー。長すぎず25〜30文字程度で、興味を引く内容にしましょう。

差別化を図る方法の例として、候補者のレジュメに記載されている、具体的な数字を件名に盛り込むという手法があります。

たとえば「13年もの営業経験をお持ちの●●様にお任せしたいポジションをご案内します」など、レジュメのなかで特に魅力に感じた経験の年数や実績・成果などから具体的な数字を盛り込んで記載します。

候補者の経歴をきちんと確認してその情報を件名に記載し、「自分にしっかりと興味を持っている企業だ」と認識してもらうことは、スカウトの開封率を高める有効な施策の一つです。

<良い例>

「●●様 ●●年の●●のご経験を生かしませんか」

※ 具体的な社名、業種・職種名を出すことで、興味を喚起している

<悪い例>

「●●様の経歴を拝見しスカウトをお送りいたします」

※ 定型的な件名に見えてしまい、他のスカウトに埋もれる可能性が高い

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3-2. 本文は簡潔に、印象よく

スカウトは、いわば候補者に向けた「手紙」。手紙には、相手への配慮や美しさが求められ、言葉の選び方や文章の組み立て方によっては、相手に悪い印象を与えてしまうことにもなりかねません。そのためスカウトは、手紙を書くのと同様に、丁寧な言葉と文章で作成するよう心がける必要があります。

本文の書き出しでは、会社紹介と送信者の役職などを含めた自己紹介をします。その後「どのポジションにおいて人材を求めているのか」を簡潔に伝えましょう。

本文は、要点をまとめてわかりやすい構成にすることが重要です。いたずらに長い文章や結論がわかりにくい文章は、読みにくいと判断されてしまう可能性が高くなります。明確かつ丁寧な文章を作成することがポイントです。

また前提として認識しておきたいのは、スカウトを受け取った時点では、候補者は自社に対する関心があまりない場合もあるということ。自社の魅力だけを長々とアピールしてしまうと、途中で読むのをやめてしまう可能性もあります。

ただし、長文は必ずしも悪いことではありません。長くなる場合は、前置きとして「以下、少々長文ですが、弊社の価値観をお伝えしたく、お読みいただけましたら幸いです」など、目的を記載するとよいでしょう。

<良い例>

はじめまして。突然のお声掛け、失礼いたします。

私、株式会社●●の人事担当、●●と申します。

今回、ぜひ●●様に当社の●●職マネージャーとして活躍していただきたいと思い、ご連絡させていただきました。当社は創業以来20年、右肩上がりで成長を続けてきたIT企業です。今後3年間で事業規模を現在の倍にすべくチャレンジを続けております……

※ 採用したいポジションや会社紹介を簡潔に説明している

<悪い例>

はじめまして。

株式会社●● 人事担当の●●と申します。

当社は創業以来20年、右肩上がりで成長を続けてきたIT企業です。今後3年間で事業規模を現在の倍にすべく、ITのみならず、飲食業をはじめとする異業種にも積極的にチャレンジしています。おかげさまで業績は好調に推移しており、直近では130%成長を記録しました。こうした背景で、現在中途採用を積極的に行っています……

※ 自社アピールに字数が多く割かれる一方、募集要件について触れられていない

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3-3. 候補者の経歴と求人を結びつけるストーリーを明確に伝える

スカウトの作成においては、これまでの経歴をどのように生かせる求人なのか、「経歴」と「求人」の2つを結びつける説明をすることもポイントです。

「あなたの経歴を拝見し、当社でその経験を生かしていただけるのではと考え、スカウトをお送りしました」といった記載では、相手は定型文のように感じてしまう可能性があります。

レジュメに目を通してスカウトを送っていることを感じてもらい、そのうえで「あなたを必要としています」と伝えましょう。ここでも具体的な数字や企業名、プロジェクト概要などが含まれていると、スカウトを受け取った側の印象は一気に良くなります。

<良い例>

●●様には、新たに立ち上がる営業部のマネージャーをお任せしたく存じます。

●●様のご経歴にありました、●●の商材を取り扱ってこられた営業経験、そして新拠点立ち上げの際に発揮されたリーダーシップをより生かしていただけると考えております。

※ これまでの経歴と、募集しているポジションの親和性を伝えている

<悪い例>

●●様の経歴を拝見し、当社が求めているポジションに非常に合致したご経験がある方とお見受けいたしました。ぜひ当社の営業職(マネージャー)をお任せしたく存じます。

※ 具体的にどんな経験・キャリアを生かせるのかについて記載がない

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3-4. 将来のキャリアをイメージできる文面にする

スカウト文によくあるのが、求人紹介に終始してしまうケース。相手に対しどんな活躍を期待しているかも含めて将来像まで提示することで、「なぜスカウトしたのか」「あなたでなくてはならない理由」が候補者側にも伝わり、関心を高めることができるでしょう。

「●●様のご経歴を生かして、まずは●●、ゆくゆくは●●といったキャリアを実現可能です」といったように、入社後、どんなキャリアを描けるかも伝えましょう。

<良い例>

まずはリーダー、またはサブリーダーとしてスタートしていただきますが、積極的な事業拡大を目指している当社では、今後多くのポストが生まれると考えています。

●●様の実績・成果に応じては、半年から1年後にはマネージャー職を担っていただきたいと考えています。

※ 将来的なキャリアを明示することで、将来像をイメージしてもらうことができている

<悪い例>

これから先、ますます拡大を続けていくであろう組織において、ぜひ●●様には当社の営業マネージャーとして活躍していただきたいと思います。

私たちの会社を大きくしていくために、ぜひあなたのお力を貸していただけませんか。

※ 会社主体の文章で、スカウトを受け取る側からは将来像がイメージしにくい

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3-5. 具体的な今後の流れを明記する

実際に応募や面接を行うためにどのようなステップを踏んでいくのか、選考から入社までの流れをわかりやすく記載することも重要です。

候補者が応募したいと思った場合、「スカウトに返信するのか」「サイトを通して連絡するのか」などを記載しましょう。応募した後は、「どのような流れで採用に進むのか」「面接は何回あるのか」「筆記試験はあるのか」など、候補者が必要とする情報を正しく記載することが大切です。

3-6. 特別感を演出する

候補者が受け取る多くのスカウトに埋もれないようにするためには、「あなたこそが、わが社が求めている人材です」という特別感をどれだけアピールできるかが重要です。

定型文の使いまわしと思われるようなスカウトでは、候補者に対して思いや熱意が伝わりません。

候補者の経歴を踏まえたうえで送信している旨を伝え、「あなたでなくてはいけない」という要素を盛り込みましょう。相手の経験や強みを文章内でたたえながら、「自社にきてほしい理由」をしっかり明記し、特別感を伝えましょう。

3-7. 候補者の気持ちに寄り添う配慮

いくら多くの経験と高いスキルを持ち合わせていても、未経験の分野や新しい環境での挑戦は不安が伴うものです。こと転職においては、これまでとは別の環境に飛び込むこととなり、不安がまったくない人は少ないでしょう。スカウトでは、そのような候補者の気持ちに寄り添うことも重要なポイントです。

入社前や入社後にしっかりとしたフォロー体制があること、キャリアプランの実現に適した環境が整っていることなどを説明すると、候補者の不安も軽減されるでしょう。

4. スカウトでやってはいけない3つのこと

4-1. 大量自動送信を感じさせる文章

当たり障りのない件名や、誰にでも当てはまってしまうメッセージなど、大量送信であることがうかがえるようなスカウト文は避けましょう。前述の通り、相手の経歴を交えた文言を入れて、機械的な文面になってしまわないように工夫することを心がけます。

4-2. 読み手の気持ちを考えていない長い文章

魅力を伝えようとするがあまり、スカウトを長文にしてしまうと、最後まで読む気がなくなり、最後に記載した伝えたい内容を読んでもらえない可能性があります。スカウトを作成するときは、読み手の気持ちになり、長くなりすぎないよう注意することが大切です。

ただし、長文そのものが悪いわけではありません。いかに要点をまとめて読みづらさを解消できるかが重要です。段落分けや箇条書きのほか、記号の利用も含めて検討してみるとよいでしょう。

4-3. 将来像をイメージできない

入社するなら「長く勤めたい」と考える人は多いものです。会社の概要を説明するだけだったり、肝心の仕事内容やキャリアプランなどの成長機会について記載されていなかったりする文章は避けましょう。

また、「未経験で中途入社した社員も、成果を出し、今ではマネージャーを務めている」など、同じ境遇からステップアップした人の例を挙げることは、将来像をイメージさせるのに効果的です。

スカウト文は、候補者が抱える将来に対する不安や疑問を解消するにはどのような文章がよいか、その都度考えて作成することを意識しましょう。

5. ポイントを押さえ、候補者の目を引くスカウトを

魅力的なスカウトを構成する要素は非常にシンプルです。しかし、大量のスカウトが送信され、優秀な人材にスカウトが集中する今、小さな工夫やこだわりが返信数や開封率に大きな違いを生みます

ご自身で転職サービスに登録してみて、届いたスカウトのなかで興味を引かれたもの、開封したくなったものを分析し、候補者を振り向かせる要素は何なのかを考えてみることも、優秀な人材を採用する第一歩となるかもしれません。

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